Las Bases de Datos en Recursos Humanos

Son un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, ejemplo de ello son:

· Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.

· Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

· Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de   secciones.

· Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.

· Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

· Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción. Todas estas bases son las que conforman el Sistema de Información Gerencial de Recursos Humanos, tal y como lo muestra el mapa mental siguiente.